Häufige Fragen zum Datenschutz

Ja. Sobald du personenbezogene Daten verarbeitest, etwa von Kundinnen und Kunden, Bewerbenden, Mitarbeitenden oder Newsletter-Abonnenten, gilt die DSGVO, unabhängig von Größe oder Umsatz. Einzelne Pflichten hängen von der Unternehmensgröße ab, die Grundregeln gelten aber für alle.

Alle Informationen, mit denen eine Person direkt oder indirekt erkannt werden kann. Dazu gehören Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Fotos, Kundennummern und auch IP-Adressen. Besonders geschützt sind zum Beispiel Gesundheitsdaten.

In Deutschland in der Regel dann, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig davon ist ein Datenschutzbeauftragter nötig, wenn deine Kerntätigkeit besonders riskante Verarbeitungen umfasst, zum Beispiel sensible Daten in großem Umfang. Auch ohne Pflicht musst du die DSGVO einhalten. Eine externe Datenschutzbeauftragte ist oft die einfachste Lösung.

Die DSGVO sieht Bußgelder von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes vor. Bei kleinen Unternehmen fallen sie meist deutlich geringer aus. Häufiger sind Abmahnungen, Schadensersatzforderungen und ein Vertrauensverlust bei Kunden.

Ja, sobald du eine Website betreibst. Schon beim Aufruf werden technische Daten wie die IP-Adresse verarbeitet. Die Datenschutzerklärung muss genau zu deiner Website passen und alle eingesetzten Dienste beschreiben.

Nur wenn du Cookies oder ähnliche Technologien einsetzt, die nicht unbedingt erforderlich sind, etwa für Statistik, Marketing oder eingebettete Videos. Dann brauchst du vorher eine Einwilligung. Setzt deine Website, wie diese hier, keine solchen Dienste ein, ist kein Banner nötig.

Eine Übersicht aller Verarbeitungstätigkeiten in deinem Unternehmen. Welche Daten verarbeitest du, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange und an wen gibst du sie weiter? Das VVT ist Pflicht und das Herzstück deiner Datenschutz-Dokumentation.

Ein Vertrag mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeiten, zum Beispiel Hosting, Newsletter-Tool, CRM oder Cloud-Speicher. Er regelt, dass der Dienstleister die Daten nur nach deinen Weisungen und sicher verarbeitet.

Ruhe bewahren und schnell handeln. Schaden begrenzen, den Vorfall dokumentieren und prüfen, ob ein Risiko für Betroffene besteht. Wenn ja, musst du die Panne innerhalb von 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde melden und bei hohem Risiko auch die Betroffenen informieren. Ich unterstütze dich dabei kurzfristig.

Sie haben unter anderem das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Anfragen musst du in der Regel innerhalb eines Monats beantworten.

Ja, sobald personenbezogene Daten im Spiel sind. Das passiert schneller als gedacht, etwa wenn E-Mails, Support-Tickets oder Bewerbungen in ein KI-Tool kopiert werden. Dann gelten alle Regeln der DSGVO.

Ja, mit klaren Regeln. Lege fest, welche Tools erlaubt sind, welche Daten eingegeben werden dürfen und wer neue Tools freigibt. Außerdem muss dein Team nach dem EU AI Act über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Ich prüfe neue KI-Tools gern für dich.

Wenn das KI-Tool personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, in der Regel ja. Viele Anbieter bieten dafür Business- oder Enterprise-Versionen mit AVV an. Bei kostenlosen Versionen fehlt er oft und Eingaben werden teils zum Training genutzt.

Die DSGVO schützt personenbezogene Daten, egal mit welcher Technik sie verarbeitet werden. Der EU AI Act regelt KI-Systeme selbst, abhängig von ihrem Risiko. Beim Einsatz von KI gelten oft beide Regelwerke gleichzeitig.

Vom kostenlosen Quick-Check über den Privacy-Check und die Umsetzungspakete bis zur laufenden Betreuung als externe Datenschutzbeauftragte. Dazu kommen Schulungen, Workshops, Website-Checks und die Prüfung von KI-Tools. Alles zu Festpreisen, verständlich und mit dem DATENHERZ-Ampelsystem.